Идеальный конференц-зал. Какой он должен быть?
28 января 2021 г.
Конференц-зал – это помещение, предназначенное для таких особых случаев как переговоры, бизнес-встречи, совещания, собрания по торжественному случаю, конференции. От правильной организации и подготовки площадки зависит комфорт и успех проведения любого из перечисленных выше мероприятий.
Характеристики комфортного конференц-зала
- Вместительность. От цифры приглашенных будут зависеть габариты площади зала. Поэтому, с количеством гостей необходимо определиться заранее. Здесь важно участь не только количество точных посадочных мест, но и возможность установки дополнительных. После этого в помещении должно остаться свободное пространство, чтобы гостям было комфортно.
- Расстановка мест участников. Исходя из типа мероприятия, выбирается та или иная схема расстановки посадочных мест. Традиционная система классной комнаты не всегда подходит. Если гостей много, нужно позаботиться о качестве аппаратуры, иначе людям на задних рядах будет плохо слышно выступающего. Удобством отличаются варианты в виде буквы «П» или подковы. Но они не рассчитаны на большое количество приглашенных.
- Системы коммуникации. Это относится и к транспортным развязкам, качеству дорог, их загруженности на момент проведения мероприятия, так и к качественному подключению к интернету. Все эти факторы важно учесть.
- Оборудование. В арендуемых конференц-залах имеется все необходимое оборудование. Если его нет, нужно убедиться в возможности привезти и подключить свою аппаратуру.
- Удобство гостей. Не стоит забывать и о таких составляющих комфорта на любом мероприятии как чистая туалетная комната и возможность вкусного перекуса во время кофе-брейка.
Мебель для конференц-зала
- Стол для переговоров. Конференц-стол должен быть не только удобен гостям, но и соответствовать стилистике интерьера. Современные производители мебели предлагают как готовые решения, так и возможность индивидуального заказа. Стол для переговоров – это предмет мебели без излишеств. Здесь нет дополнений в виде тумб, ящиков, надстроек. Размер мебели должен соответствовать габаритам помещения, а между участниками конференции должно быть расстояние не менее 50 см.
- Конференц-кресла. Также подбираются под интерьер помещения и дизайн имеющейся в нем мебели. Конференц-стулья должны быть удобными, но в меру, чтобы не расслаблять гостей. Чаще всего на моделях отсутствуют колесики, чтобы приглашенные не отвлекались на непроизвольное катание по залу. В переговорных будут уместны обычные конструкции, а также модели с пюпитром – тогда приглашенный может разместить необходимые вещи или сделать быстрые записи в записной книжке.
- Другая мебель. Не стоит забывать и про такие немаловажные составляющие как шкафы, трибуна для выступлений, меблировка для технического оборудования. В конференц-зале нередко располагают проектор или плазменную панель для визуального отображения информации.
Акустика конференц-зала
Основным носителем информации в конференц-зале является звук. Именно поэтому так важно обеспечить его чистоту и точность передачи. Любые посторонние шумы в виде шелеста бумаг, звуков с улицы, гула кондиционера усиливаются обычной акустической аппаратурой. Для устранения всех этих нежелательных эффектов применяется звукоизоляция стен помещения (например, с использованием такого экологичного материала как хлопковая вата), а также установка систем звукопоглощения – диффузорами или резонаторами. В первом случае звуковые волны гасятся при соприкосновении со стенами, а во втором рассеиваются специальными устройствами. Эти простые меры позволяют улучшить звук и повысить комфорт при нахождении в переговорных комнатах.
В зависимости от спектра решаемых задач, важно подбирать соответствующую мебель и оборудование для конференц-зала. Необходимо учитывать любой нюанс – от вместительности зала до удобств для гостей. Тогда проведение мероприятий будет комфортным, создавая положительный имидж представляющей себя организации.